Im Arbeitsalltag muss sich jeder früher oder später mit nervigen Prozessen auseinandersetzen. Sie gehören dazu, und oft schimpft man zwar, macht es aber doch. Mit ADHS können vermeintlich simple Aufgaben schnell zum Vermeidungs- und Scham-Zyklus (engl. shame spiral) führen. Aber wieso ist das so, und was hilft?
Zeiterfassung, Datenablage, Dokumentation: der Overhead, den keiner mag
Für reibungslose Abläufe in Unternehmen sind viele organisatorische Tätigkeiten notwendig. Sie haben oft nichts mit den eigentlichen Aufgaben zu tun, müssen allerdings aus rechtlichen oder gesetzlichen Gründen erledigt werden. Die Klassiker sind: Zeiten erfassen, Unterlagen ablegen, Aufgaben dokumentieren, das Wissensmanagement pflegen, E-Mails schreiben, Protokolle verfassen, und viele mehr.
Sicherlich hat auch jeder schon mal vergessen, sich ein- oder auszustempeln oder die total wichtige Reminder-E-Mail zu verschicken. Man ärgert sich dann zwar kurz, aber das Ausmaß ist auch schnell behoben, und das Leben geht weiter.
Mit ADHS kann so ein Ausrutscher schnell eine Lawine auslösen.
Für Menschen mit ADHS sind viele Abläufe komplexer und kleinteiliger, als sie aussehen. “Zeiten eintragen” gliedert sich in “Browser öffnen” → “Seite aufrufen” → “Login” → “Seite navigieren” → “Zeit erfassen” → “Kommentieren” → “Speichern”
Je nach Anbieter ist “Zeit erfassen” auch in mehrere Klick-Schritte unterteilt, was die imaginäre To-Do Liste länger macht.
Viele kleine Hürden machen aus Aufschub eine schlechte Erinnerung
Bleiben wir also bei unserer Zeiterfassung. Ein Szenario:
Nehmen wir an, es ist Freitag. Es gab viel zu tun, lange Meetings und viele Themen, und irgendwann will man auch mal Feierabend machen. Vielleicht muss man schnell die Bahn kriegen für einen Termin im Anschluss. Um sich jetzt zehn Minuten durch Software-Menüs zu klicken, bleibt keine Zeit.
Also: PC aus, Jacke an, Handy nicht vergessen, hoch die Hände (Wochenende). Trotzdem bleibt einem das To-Do im Kopf, und viele mit ADHS kennen es: Da ist noch etwas “offen”. Aber man nimmt sich vor, Montag früh gleich als erstes alles nachzutragen, und dann passt das ja auch.
Bis hierhin ist noch nichts passiert. Wenn man könnte, würde man es vielleicht auch “schnell von unterwegs” erledigen, aber meistens gibt es keine App oder die Möglichkeit, sich am Handy einzuloggen. Die Passwörter sollen schließlich sicher auf dem Firmenrechner bleiben.
Es ist nur eine kleine Hürde, sie zeigt aber, wie so ein Ball ins Rollen gerät. Schon befinden wir uns im Aufschub, auch wenn wir uns fest vorgenommen haben, es Montag direkt nachzuholen. Der eigene Druck baut sich oft schon hier auf. “Ich muss das am Montag machen”.
Auch wenn es banal klingt, kann alleine so ein Muss den Aufschub begünstigen. Mit dem Erledigen der Aufgabe wird eine Emotion verbunden und wenn ähnliche Situationen bereits öfter vorkamen auch eine gewisse moralische Verpflichtung. “Dieses Mal mache ich es wirklich!”. Es ist dann nicht nur ein guter Vorsatz, sondern meistens schwingt eine Wertung mit: “Und wenn ich es nicht mache, habe ich versagt.”
Das Wochenende kommt also und geht wieder, und am Montag denkt man zwar grundsätzlich noch daran, wird aber von einer E-Mail abgefangen. Oder man bekommt eine neue, wichtigere Aufgabe zugeteilt. Man setzt sich direkt ran, verliert sich in der Arbeit und vergisst, dass da ja “noch etwas war”. Im schlimmsten Fall trägt man auch an diesem Tag seine Zeiten nicht ein. Es ist ja schließlich erst Montag.
Auf dem Weg nach Hause fällt es einem wieder ein. Der Magen zieht sich zusammen, das unwohle Gefühl wächst. Neben der Enttäuschung über sich selbst steigt auch der Vorsatz, es morgen zu erledigen.
Dann kommt der Dienstag. Mittwoch. Donnerstag. Am Freitag sitzt man da, hat jetzt endlich “eine ruhige Minute” und stellt fest: “Was habe ich diese Woche eigentlich gemacht?”. Vom letzten Freitag ganz zu schweigen. Und plötzlich – mit ADHS vergeht die Zeit eben anders – sind es nicht mehr zwei Zeitstempel, sondern gefühlt hunderte und man versucht sich krampfhaft zu erinnern.
Die eigentliche Aufgabe ist klein, der emotionale Aufwand hingegen groß.
Während man also vor der geöffneten Zeiterfassung sitzt, kommen ungebetene Gedanken. “Hätte ich es mal am Freitag gemacht?“, „Wieso hab ich mir nichts aufgeschrieben?”, “Ich habe es schon wieder vergessen”, “Wenn das jemand merkt, dann…” – und so speichert sich das Gehirn nicht nur den umständlichen Ablauf, sondern vor allem das unangenehme Gefühl. Dadurch ist beim nächsten Mal der Drang, es aufzuschieben, das Gefühl zu vermeiden, noch größer.
Manche Abläufe sind einfach so
Tatsache ist: An solchen Prozessen lässt sich in den wenigsten Fällen etwas ändern. Die genutzte Software wurde eingeführt, bevor man angefangen hat, die Zeiterfassung ist rechtlich notwendig, und manchmal soll einfach jemand aus einer anderen Abteilung sein GO geben.
Solche Reibungen sind frustrierend und können neben Unmut und Wut auch ein Gefühl der Ohnmacht auslösen.
Doch nur weil die Dinge “eben so sind” heißt es nicht, dass man sich nicht helfen kann.
Manchmal hilft es schon, Abläufe und Prozesse zu hinterfragen. Man kann seine eigenen Erfahrungen einbringen und Perspektiven aufzeigen, die bisher nicht betrachtet wurden. Und selbst, wenn sich vielleicht nichts ändert: Das “wieso” zu kennen hilft meistens schon, Dinge leichter zu tolerieren, sich mit einer Aufgabe identifizieren zu können und die Notwendigkeit seines Handelns besser einzuschätzen.
Es ist außerdem wichtig, auf die Dinge zu schauen, die man ändern kann: Was ist der Knackpunkt, der mein System aus dem Ruder laufen lässt?
Hier ist ein wenig trial-and-error gefragt, doch es gibt einige Maßnahmen, um anzusetzen:
- Vereinfachen
Automatisierungen, Vorlagen, Importfunktionen, feste Ablageorte oder Verknüpfungen
→ Anstatt seine Zeiten direkt ins System einzugeben, trägt man diese in eine Excel Vorlage ein und importiert diese anschließend. - Entlasten
Notizen, Kalendereinträge, Erinnerungen, Chatnachrichten an sich selbst, Checklisten
→ Anstatt daran zu denken, seine Zeiterfassung offen zu haben und zeitgleich zu pflegen, schreibt man seine Zeiten auf einen Schmierzettel - Hürden reduzieren
Arbeitsplatz umgestalten, Musik, Lieblingsgetränk, Body Doubling, Kollegin einbeziehen
→ Anstatt alleine vor der Aufgabe zu verzweifeln, verabredet man sich zehn Minuten vor Feierabend zu einem regelmäßigen “Orga”-Call
Hier hilft es auch, das Kind beim Namen zu nennen. Der Zyklus wird zusätzlich dadurch verstärkt, dass man meint, alles alleine machen zu müssen. Gerade im Arbeitsumfeld wird viel Wert auf “eigenständiges Arbeiten” gelegt und es kann schwer sein, nach Hilfe zu fragen. Diese Hilfe muss jedoch nicht zwingend aus dem Arbeitsumfeld kommen. Alleine, dass man offener mit den Dingen umgeht, die einem schwerfallen, nimmt Druck aus der Sache. Praktisch kann das ein geblockter Zeitslot im Kalender sein, oder ein Anruf bei einer Freundin, um die aufgeschobene Aufgabe angehen zu können. Manchmal hilft es einfach, jemanden dabei zu haben.
Trotz aller Bemühungen kann es natürlich passieren, dass die Situation eskaliert. Die Vermeidung und der emotionale Stress nehmen erst Überhand, es ist wie eine Paralyse. Sind die Konsequenzen irgendwann schlimm genug, kippt das Ganze, man verfällt in Panik und weiß oft nicht mehr, was man zuerst machen soll. Im beruflichen Umfeld kann das eine verpasste Einreichungsfrist sein, die einen aus einem Projekt ausschließt, von dem man sich viel erhofft hatte. Privat können das unbezahlte Rechnungen sein, die in Mahnungen und Insolvenzverfahren enden.
Code Red: Wenn es schon zu spät ist
Kommt man erstmal an diesen Punkt, zeigt ADHS (leider!) seine Superkraft.
Zeitdruck + emotionaler Stress + die soziale Komponente (“Hast du das schon wieder nicht gemacht?!”) versetzen einen in den Mach-Modus. Man hat plötzlich die Fähigkeit, alles aufgeschobene zu erledigen, aber es kostet eine Menge Kraft. Und auch diese Erfahrung prägt, wie solche Situationen in Zukunft bewertet werden. “Letztes Mal war es so anstrengend!”.
Denn nur, weil man unter Druck arbeiten kann, heißt es nicht, dass diese Art von “Antrieb” dauerhaft gesund ist. Es ist eben leider eine Superkraft, denn seien wir ehrlich: Wenn es immer funktioniert, lernt man nicht unbedingt, es anders zu machen. Man fühlt sich danach nur schuldig und erleichtert, dass es vorbei ist.
Was können wir konkret unternehmen?
Um dieser Spirale zu entkommen, konzentriert man sich also nicht nur auf die Prävention, sondern auch auf den “Plan B”. Eine Art Backup, oder eben Schadensbegrenzung. “Was hätte mir am meisten geholfen?” – Auch hier helfen Maßnahmen aus “Vereinfachen – Entlasten – Hürden reduzieren”.
Man kann es sich auch zum Vorteil machen, dass Abläufe kleinteilig sind: Statt “Rechnung bezahlen”, nimmt man sich erstmal nur “Brief öffnen” vor.
Und niemand macht nervige Aufgaben gerne, aber was das bedeutet, ist für jeden ein wenig unterschiedlich. ADHS führt schneller dazu, dass sich kleine Missgeschicke häufen und eine Spirale aus Vermeidung, Scham und Stress auslösen. Letztendlich profitieren alle von guten Prozessen und einfacher Handhabung, Menschen mit ADHS müssen sich nur oft selber mehr “Brücken” bauen. Man sollte sich daher auf Dinge konzentrieren, die man beeinflussen kann, zum Beispiel auf den eigenen Arbeitsplatz oder die eigenen Fallstricke. Oft sind solche Versäumnisse keine Einzelfälle, es ist also besser, sich darauf vorzubereiten.
ADHS lässt sich nicht “wegoptimieren” und man muss sich auch nicht “einfach nur mehr anstrengen”. Aber man kann seine Erfahrungen nutzen, um schwerwiegende Folgen abzufangen.
Welche Abläufe nerven euch auf Arbeit am meisten? An welchen Stellschrauben konntet ihr drehen, um euch das Leben einfacher zu machen?